วันพฤหัสบดีที่ 28 สิงหาคม พ.ศ. 2551

ความหมาย

คือ กระบวนการในกรจัดสถานที่ทำงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อยโดยมุ่งเน้นที่จะก่อให้เกิดประ สิทธิภาพของการทำงานและจิตสำนึกในการปรับปรุงสภาพแวดล้อมที่ดีของผู้ปฏิบัติงาน

1)เซริ (SEIRI) หมายถึง สะสาง หรือการแยกแยะให้ชัดเจน ได้แก่ การสำรวจตรวจสอบสิ่งของที่อยู่โดยรอบสถานที่ทำงาน แล้วทำการแยกแยะออกเป็นของที่จำเป็น
2)เซตง (SEITON) หมายถึง สะดวก หรือการจัดให้เป็นระเบียบ
3)เซโซ (SEISO) หมายถึง สะอาดหรือการทำความสะอาด ได้แก่ การทำความสะอาดสถานที่ทำงาน
4)เซเคทซึ (SEIKETTSU) หมายถึง สุขลักษณะ การดูแลรักษาสถานที่ทำงานให้มีความสะอาด เพื่อสุขภาพอนามัยและมีความปลอดภัยอยู่เสมอ
5)ชิทสึเกะ (SHISUKE) หมายถึง สร้างนิสัย และการรักษาระเบียบวินัยการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในด้านการผลิตและการบริการที่มีพื้นฐานจากการจัดกิจกรรม 5ส และพัฒนาไปสู่ระบบการบริหารงานคุณภาพให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นซึ่งจะให้ความสำคัญต่อการจัดกิจกรรม 5ส ก่อนการดำเนินกิจกรรมในระบบคุณภาพอื่นๆ

ส.1 : สะสางคือการแยกของที่ต้องการออกจากของที่ไม่ต้องการและขจัดของที่ไม่ต้องการทิ้งไป วิธีการคือ1.สำรวจสิ่งของเครื่องใช้ อุปกรณ์และเอกสารในสถานที่ทำงาน2.แยกของทีต้องการและไม่ต้องการออกกจากกัน3.ขจัดของที่ไม่ต้องการทิ้ง

ส.2 : สะดวกคือ การจัดวาสิ่งของต่าง ๆ ในที่ทำงานให้เป็นระเบียบ เพื่อความสะดวกและปลอดภัยวิธีการคือ1.ศึกษาวิธีการเก็บวางสิ่งขิงโดยคำนึงถึงความปลอดภัย คุณภาพ และประสิทธิภาพ2.กำหนดที่วางให้แน่ชัด โดยคำนึงถึงการใช้เนื้อที่3.เขียนป้ายชื่อแสดงสถานที่วาง และเก็บสิ่งของเครื่องใช้ อุปกรณ์

ส.3 : สะอาดคือ การทำความสะอาดเครื่องจักรอุปกรณ์และสถานที่ทำงานพร้อมทั้งตรวจสอบขจัดสาเหตุของความไม่สะอาดนั้น ๆ วิธีการคือ1.ทำความสะอาดสถานที่ทำงาน2.กำหนดแบ่งเขตพื้นที่3.ขจัดสาเหตุอันเป็นต้นตอของขยะ ความสกปรก เลอะเทอะ4.ตรวจเช็คเครื่องใช้ อุปกรณ์ ด้วยการทำความสะอาด

ส.4 : สุขลักษณะคือ การรักษาความสะอาด ดูแลสถานที่ทำงานและปฏิบัติตนให้ถูกสุขลักษณะวิธีการคือ1.ขจัดมลภาวะซึ่งก่อให้เกิดอันตรายต่อสุขภาพร่างกาย สุขภาพจิตของพนักงานเช่น อากาศเป็นพิษ เสียงดังเกินไป แสงสว่างไม่เพียงพอ ควันและเขม่าฟุ้งกระจายทั่วไป2.ปรุงแต่งสถานที่ทำงานให้เป็นระเบียบ สะอาดหมดจดยิ่งขึ้น มีบรรยากาศร่มรื่นน่าทำงาน เปรียบเสมือนที่พักผ่อน3.พนักงานแต่งกายให้ถูกระเบียบ สะอาดหมดจด

5 : สร้างนิสัยคือ การรักษาและปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ 4 ส.จนเป็นนิสั และมีวินัยในการทำงานวิธีการคือฝึกอบรมพนักงานให้มีความรู้ความเข้าใจ ต่อกฎระเบียบมาตรฐานการทำงานต่าง ๆ เพื่อให้สามารถปฏิบัติจนเป็นนิสัย โดยการตอกย้ำเรื่องนี้อย่างสม่ำเสมอ ต่อเนื่องเป็นประจำ

ความสำคัญ

หัวใจสำคัญการทำกิจกรรม 5 ส
1. ทุกคนต้องมีส่วนร่วมและเข้าใจกิจกรรม 5 ส

2. ผู้บริหารระดับสูงให้ความสำคัญและสนับสนุนจริงจัง- โดยถือเป็นส่วนหนึ่งของงาน ไม่ใช่กิจกรรมเสริมหรือการเพิ่มงาน- ผู้บริหารระดับสูงมีส่วนร่วม โดยเป็นประธานคณะกรรมการ 5 สของหน่วยงาน

3. ฝ่าย/กอง ต้องให้ความร่วมมือและสนับสนุน โดย- ให้ความรู้เกี่ยวกับ 5 ส- ต้องแจ้งความคืบหน้าในการทำกิจกรรม 5 ส ในระดับต่าง ๆ- คณะกรรมการและผู้บริหารทุกระดับกระตุ้นและแนะนำให้ทุกคนเข้าร่วมกิจกรรม 5 ส

4. จัดให้มีกิจกรรมเพื่อกระตุ้นส่งเสริมการทำกิจกรรม 5 ส- จัดทำป้าย คำขวัญ โปสเตอร์ ข่าวสารเพื่อเรียกร้องความสนใจให้เข้าร่วม- จัดทำคู่มือ เอกสารแผ่นพับให้ทราบความสำคัญของกิจกรรม 5 ส- การตรวจพื้นที่เป็นระยะ โดยผู้บริหารระดับสูง ผู้เชี่ยวชาญและคณะกรรมการภายนอก

5. ผู้บริหารระดับสูงเดินดูพื้นที่เป็นครั้งคราว เพื่อดูจุดอ่อน-จุดแข็งของการทำกิจกรรม 5 ส และให้คำแนะนำแก่คณะกรรมการ เพื่อแก้ไขให้เหมาะสม รวมทั้งให้คำยกย่อง ชมเชยแ่กกลุ่มดีเด่น

6. การเริ่มต้นควรทำพร้อมกันอย่างจริงจัง ถ้าหน่วยงานใหญ่อาจเริ่มที่พื้นที่ตัวอย่างก่อนก็ได้

7. การดำเนินกิจกรรม 5 ส ควบคู่ไปกับกิจกรรมปรับปรุง หรือระบบข้อเสนอแนะ โดยเฉพาะ ส สะดวก (SEITON) จำเป็นต้องอาศัยเรื่องการปรับปรุงให้ดีขึ้น ให้ทำงานง่ายขึ้น สะดวกขึ้น

ประโยชน์

กิจกรรม 5 ส เป็นกิจกรรมที่ทุกคนต้องมีส่วนรวมในการทำงาน จึงก่อให้เกิดประโยชน์

1)ประโยชน์ที่เกิดกับพนักงาน
(1)บรรยากาศและสภาพแวดล้อมในการทำงานดีขึ้น
(2)ทำให้สถานที่ทำงานเป็นระเบียบเรียบร้อย
(3)พนักงานมีขวัญและกำลังใจในการทำงาน
(4)สร้างจิตสำนึกให้กับพนักงานเพื่อที่จะนำไปสู่การปรับปรุง

2)ประโยชน์ที่เกิดกับเครื่องจักรและอุปกรณ์
(1)ช่วยป้องกันปัญหาที่จะเกิดจากการหยุดอย่างกะทันหันของเครื่องจักร
(2)เครื่องจักรและอุปกรณ์มีความเที่ยงตรงแม่นยำ
(3)ช่วยทำให้อายุการใช้งานของเครื่องมือยาวนานขึ้น

3)ประโยชน์ที่จะเกิดกับกระบวนการผลิต
(1)ช่วยลดเวลาในการขนย้ายวัสดุ
(2)พื้นที่บริเวณโรงงานมีความสะอาดและเป็นระเบียบ
(3)มีการเก็บรักษาวัสดุคงคลังอย่างเป็นระเบียบสามารถที่จะตรวจสอบและนำมาใช้งานได้ง่าย

การใช้กิจกรรม 5 ส ร่วมกับกิจกรรมอื่น

1)การใช้กิจกรรม 5 ส กับกิจกรรมกลุ่มคุณภาพกิจกรรม 5 ส สามารถใช้ร่วมกับกิจกรรมกลุ่มคุณภาพ ได้ 2 ลักษณะ คือการใช้กิจกรรม 5 ส เป็นพื้นฐานก่อนที่จะนำกิจกรรมกลุ่มคุณภาพไปใช้ และการใช้กิจกรรม 5 ส พร้อมๆ กับการจัดทำกิจกรรมกลุ่มคุณภาพ
2)การใช้กิจกรรม 5 ส กับกิจกรรมการบำรุงรักษาส - สะอาด ถือได้ว่าเป็นขั้นตอนแรกของกิจกรรมการบำรุงรักษา ซึ่งการทำความสะอาดเครื่องจักรเท่ากับเป็นการตรวจสอบ พนักงานที่ทำความสะอาดเครื่องจักรของตนเองอยู่ตลอดจะเกิดความรักในเครื่องจักรและอุปกรณ์ ทำให้สามารถส่งเสริมให้มีการบำรุงรักษาด้วยตนเองได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น
3)การใช้กิจกรรม 5 ส กับกิจกรรมความปลอดภัยสถานที่ทำงานที่ประสบความสำเร็จในการดำเนินกิจกรรม 5 ส จะช่วยทำให้สภาพแวดล้อมไม่เป็นพิษ ปราศจากสิ่งสกปรก ทำให้พนักงานมีสุขภาพ อนามัย และความปลอดภัยที่ดี อัตราการเกิดอุบัติเหตุก็จะน้อยลง

แนวคิดและหลักการ

แนวคิดและหลักการของ 5ส คำว่า 5ส เป็นแนวคิดพื้นฐานในการจัดระเบียบ ปรับปรุงสถานที่ทำงานและการทำงานด้วยตนเองและทีมงาน ในการทำ 5ส จะมีความเชื่อบนรากฐานที่ว่าทุกคนเป็นส่วนหนึ่งของงานและต้องมีการพัฒนาการสร้างลักษณะนิสัยที่เป็น แบบอย่างที่ดีในการปฏิบัติงานดังนั้น การจัดทำกิจกรรม 5ส ในสถานที่ทำงาน จึงสามารถสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน ทุคนในหน่วยงานสามารถช่วยเหลือกันในการทำงาน อันจะก่อให้เกิดประโยชน์แก่องค์กรโดยส่วนร่วม
คำว่า 5ส มาจากคำย่อ 5S ซึ่งเป็นตัวแรกของอักษรญี่ปุ่น 5 คำ คือ
1. สะสาง (SEIRI) อ่านว่า เซริ หมายถึง แยกของที่ต้องการออกจากของที่ไม่ต้องการแล้วขจัดทิ้งไป
2. สะดวก (SETTON) เซตง หมายถึง เป็นการจัดระเบียบของสิ่งของที่ต้องการเก็บไว้ใช้ทำให้หยิบใช้งานได้ง่าย สะดวก และปลอดภัย
3. สะอาด (SEISO) อ่านว่า เซโซ หมายถึง การทำความสะอาดสถานที่ พื้นที่อุปกรณ์ ครุภัณฑ์ โดยการเก็บกวาด เช็ดถู ตรวจเช็คดูว่าปราศจากสิ่งสกปรกหรือไม่ รวมทั้งการบำรุงรักษา
4. สุขลักษณะ (SEIKETSU) อ่านว่า เซเคทชิ เป็นการสร้างคุณภาพชิวิตที่ดีก็หมายความว่า ได้ดำเนินทั้ง 3ส คือ สะสาง สะดวก สะอาดแล้ว
5. สร้างนิสัย (SHTTSUKE) อ่านว่า ซิทซิเคะ เป็นการทำกิจกรรมนั้นบ่อย ๆ ครั้ง จนกลายเป็นนิสัยและเป็นระเบียบวินัยในการทำงานของตนเอง และวัฒนธรรมขององค์กรอย่างสม่ำเสมอแต่ละขั้นตอนมีวิธีปฏิบัติดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 สะสางเป็นการแยกของดีออกจากของที่ไม่ดีเพราะถ้าของที่ไม่ดีติดไปกับของดีเสียชื่อถ้าของที่ดีติดไปกับของไม่ดีเสียดายในการจัดทำกิจกรรมสะสางนั้น จะต้องมีขั้นตอนสำคัญอยู่ 3 ขั้นตอนคือ1. สำรวจ จะต้องสำรวจว่าเอกสาร วัสดุ อุปกรณ์ ครุภัณฑ์ เครื่องมือ เครื่องจักร ฯลฯ สิ่งใดบ้างที่อยู่ภายใต้การดูแลของหน่วยงาน และสิ่งใดบ้างที่อยู่ภายใต้การดูแลของตน2. แยก เมื่อสำรวจแล้วจะต้องแยกระหว่างของดีและของไม่ดีออกจากกัน ของที่ดีมีค่าและสามารถใช้ในการปฏิบัติงานได้เก็บไว้ใช้ต่อไป 3. ขจัด เมื่อแยกของดีมีค่าออกไปแล้วของที่ไม่ดีไม่มีค่าให้ทิ้งไป แต่ของที่ไม่ดีแต่มีค่าให้นำไปให้แผนกหรือบุคคลอื่นใช้งาน หรือไม่ก็ขายถ้าหากไม่เกิดประโยชน์เหตุที่ต้องมีการสะสางเพราะ- เก็บของบายอยางไว้มากเกินไป สถานที่คับแคบ- เปลืองเวลาในการค้นหา- เปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ- ตรวจสอบยาก ดูแลยาก เปลืองเวลาอะไรที่ต้องขจัดให้สำรวจดูว่าอะไรเป็นวัสดุ ครุภัณฑ์ เครื่องจักร และเอกสารที่จำเป็นและไม่จำเป็น- เอกสารที่ไม่ใช้แล้ว กระดาษเก่า ๆ ข้อสอบเก่า ๆ หนังสือเก่า ๆ- เครื่องมือ วัสดุ อุปกรณ์ ที่ชำรุดซ่อมไม่ได้- ของที่เก็บไว้มาก ๆ ไม่ได้ใช้ประโยชน์ข้อดีของการสะสาง- ขจัดความสุญเสียของการใช้พื้นที่- ประหยัดเวลาในการทำงาน- เหลือพื้นที่ใช้สอยมากยิ่งขึ้นหมายเหตุ การจัดากรสะสางให้ระมัดระวังมากสำหรังการจัดากรกับของไม่ดีของตั้งกรรมการสะสางและพิจารณาดูก่อนที่จะจัดการทิ้งหรือขาย

ขั้นตอนที่ 2 สะดวกนำของที่ได้คัดเลือกว่าเป็นของดีในขั้นตองที่ 1 มาจัดระเบียบให้เรียบร้อง โดยกำหนดสถานที่ วิธีการจัดวาง การนำมาใช้ให้เรียบร้อย เอกสารทุกชิ้นต้องดูแลว่าไม่อยู่ในสภาพชำรุด เสียหาย จะต้องพิจารณาดูว่า คุณสมบัติ ทั้งนี้เพื่อป้องกันอุบัติเหตุและปัญหาที่เกิดขึ้น การจัดสะดวกให้ยึดหลัก หายก็รู้ ดูแล้วสบายตา "เหตุที่ต้องจัดให้สะดวกเพราะ- ของทุกชิ้นควรจะถูกจัดให้เป็นระเบียบเพื่อสบายตา- ของประเภทเดียวกันควรจะอยู่รวมกันเพื่อหาง่าย- ของที่ใช้งานบ่อย ควรจะอยู่ใกล้เพื่อไม่เสียเวลา หยิบใช้งาน- เอกสารจัดเก็บตามระบบเอกสารเพื่อหาง่าย- มีเส้นแบ่งเขตแบ่งพื้นที่และป้ายบอกสิ่งของบอกสถานที่จัดเก็บเอกสารสิ่งของเพื่อสะดวกในการค้นหาตรวจสอบของเมื่อนำมาใช้แล้วให้เก็บเข้าที่เดิมเพื่อหาง่าย ใช้ง่าย ทุกคนใช้ร่วมกันได้เมื่อจัดสะดวกแล้วจะมีผลดีคือ- หาของเจอ หยิบมาใช้งานได้ทันที เสียเวลาน้อย- ควบคุมดูแลสิ่งของได้ง่าย ทำงานง่ายขึ้น- มีความปลอดภัย จากการทำงานยิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ 3 สะอาดเมื่อจัดสะดวกแล้วจะต้องทำความสะอาด เพราะถ้าห้องไม่สะอาด สกปรก รกรุงรังแล้ว ที่ทำงานในพื้นที่นั้นไม่สดชื่น ใจห่อเหี่ยว ไม่มีความสุข เสียสุขภาพการทำให้สะอาด- ปัดกวาด เช็ดถูด้วยไม่กวาดถูพื้นทุกซอกทุกมุม โดยเฉพาะหน่วยงานต่าง ๆ - ควรมี Big Cleaning Day คือวันทำความสะอาดครั้งยิ่งใหญ่- เพื่อจะช่วยเหลือให้สะอาดได้เร็วขึ้น- ทุก ๆ คนต้องมีส่วนช่วยในด้านการรักษาความสะอาด- แบ่งพื้นที่ทำความสะอาด- อย่าลืมบริเวณมุมกับซอกตู้ ซอกโต๊ะ

ขั้นตอนที่ 4 สุขลักษณะเมื่อจัดทำ 3ส แล้วก็จะมีข้อที่เป็นผลพลอยได้กับข้อ 4 คือ สุขภาพของทุกคนในองค์กรดีขึ้น เพราะไม่มีขยะ มลภาวะ จากสิ่งของที่ ทำให้จิตใจห่อเหี่ยว หลังจากจะต้องมีการปรับปรุงพื้นทีให้มีชีวิตชีวา เช่น จัดสวน ปลูกต้นไม้ ทาสีใหม่ ถ้าหากจัดทำ 3ส ได้สมบูรณ์แล้วคุณภาพชีวิตของเจ้าหน้าที่ในบริเวณนั้นก็จะอยู่อย่างมีความสุขทั้งกายและใจ

ขั้นตอนที่ 5 สร้างนิสัย ให้นำ 4ส มาใช้และต้องมีการทบทวนเป็นประจำ ให้ทุกคนไปปฏิบัติทุกวันเป็นความเคยชินและกลายเป็นนิสัย รวมทั้งทุกคนเข้าใจกฎระเบียบ และวินัย ในการทำงานปฏิบัติตามระเบียบวินัยอย่างเคร่งครัดเคารพกฎระเบียบและเป็นการเพิ่มผลผลิตทีดีขององค์กรรวมทั้งพัฒนาคนให้เป็นกำลังแรงงานที่มีคุณค่าให้กับประเทส"อยู่ในกฎระเบียบและปฏิบัติกิจกรรมอย่างสม่ำเสมอเป็นการสร้างนิสัย"

ขั้นตอน

ขั้นตอนของการทำ 5 ส. ดังนี

1.การทำความสะอาดครั้งใหญ่ระยะแรก (สะสาง สะดวก สะอาด)
2.การตรวจสอบเพื่อป้องกัน
3.การตั้งมาตรฐาน (สร้างนิสัย)
4.ดำเนินกิจกรรม 5 ส. ตามแผนที่ได้กำหนดไว้
5.ทบทวน ประเมินผล กำหนดมาตรฐาน และยกระดับให้ดีขึ้นอยู่เสมอ

กระบวนการ

1. สำรวจสภาพปัญหาในพื้นที่ของตนเองที่เกี่ยวข้องกับ 5ส โดยแต่ละคนในแต่พื้นที่หรือ สำนักงาน หรือห้องเรียน ร่วมกันพิจารณา และตรวจสอบว่าในพื้นที่ของตนเองยังมีอะไรบ้างที่ต้องปรับปรุงตามความหมายและวิธีการของ 5ส แล้วจดบันทึกไว้เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

2. กำหนดเป้าหมายการปรับปรุงโดยระบุถึงสภาพที่ต้องการให้เกิดขึ้นในพื้นที่บุคลากรในพื้นที่ร่วมกันกำหนดสภาพที่ต้องการให้เกิดขึ้นในพื้นที่ของตนแล้วเขียนบันทึกไว้เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

3. วางแผนปรับปรุงในระยะริเริ่ม เป็นการวางแผนการปรับปรุงแต่ละจุด หรือแต่ละสิ่ง ในพื้นที่ โดยใช้วิธีการของแต่ละ ส ซึ่งอาจใช้รูปแบบการเขียนแผนการปรับปรุง

4. จัดทำปฏิทินปฏิบัติการ 5ส ในกรณีที่ผ่านการปฏิบัติกิจกรรม 5ส ในระยะริเริ่มไปแล้ว แต่ละพื้นที่ที่บุคลากร หรือนักเรียนแต่ละห้อง ควรจัดทำปฏิทินการปฏิบัติงานไว้ถือปฏิบัติอย่างต่อเนื่องตลอดภาคเรียน เช่นปฏิทิน 5ส ยะริเริ่ม เป็นการวางแผนการปรับปรุงแต่ละจุด หรือแต่ละสิ่ง ในพื้นที่ โดยใช้วิธีการของแต่ละ ส ซึ่งอาจใช้รูปแบบการเขียน แผนการปรับปรุง

5. ปรับปรุงเป็นการลงมือปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงที่ได้วางไว้ในวันที่กำหนดโดยบุคคลที่กำหนด

6. สำรวจสภาพหลังการปรับปรุงหลังจากการปรับปรุงตามวันเวลาที่กำหนดทุกรายการแล้ว จะประเมินผลว่าเป็นไป ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ หรือไม่ หากไม่ได้ผล ตามเป้าหมายก็จะวางแผนปรับปรุงใหม่ และปฏิบัติใหม่ จนกว่าจะได้ผลตามเป้าหมาย
7. จากการสำรวจสภาพ หลังจากการปรับปรุง ดังกล่าวแล้วหากพบว่าได้ผลตาเป้าหมาย ที่กำหนดไว้ ก็จะกำหนดให้วิธีการที่ได้ผลดีทุก ๆ วิธีไว้ในปฏิทินปฏิบัติการ 5สเพื่อถือปฏิบัติต่อไปอย่างต่อเนื่อง

ตัวอย่าง

มาตรฐาน 5 ส สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหาสารคามมาตรฐานในสำนักงาน

1. โต๊ะทำงาน
1.1 บนโต๊ะทำงานให้มีเอกสารและอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องไม่เกิน 1/4 ของพื้นที่บนโต๊ะ โดยวาง สิ่งของสิ่งของเฉพาะจำเป็นและเก็บให้เป็นระเบียบ (ไม่รวมคอมพิวเตอร์)
1.2 ทำความสะอาดโต๊ะไม่ให้มีฝุ่นละอองและเศษขยะ
1.3 ใต้โต๊ะทำงานไม่วางสิ่งของใด ๆ (ไม่มีรองเท้าแตะ)
1.4 ลิ้นชักบนใส่เฉพาะอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน โดยจัดวางไว้ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
1.5 กรณีที่มีกระจกโต๊ะใต้กระจกโต๊ะไม่มีสิ่งของใดๆ
1.6 จัดทำป้ายบ่งชี้และติดที่ลิ้นชักขวา, ซ้ายของโต๊ะแล้วแต่กำหนด
1.7 มีป้ายบอกว่าอยู่ ไม่อยู่ ไปราชการ ลาป่วย ลากิจ ลาพักผ่อน

2. เก้าอี้ทำงาน
2.1 บนเก้าอี้และพนักพิงไม่ควรมีเบาะเกิน 1 ชิ้น (ถ้ามี)
2.2 เก็บเก้าอี้เข้าที่ทุกครั้งหลังเลิกงาน และไม่มีฝุ่นละ(รวมทั้งเก้าอี้ของผู้มาติดต่อ)

3. ตู้เก็บเอกสาร
3.1 มีป้ายบ่งชี้ในแต่ละชั้นว่าเก็บเอกสารประเภทใด
3.2 หลังตู้ไม่มีฝุ่นละออง
3.3 มีดัชนีบ่งบอกว่าเป็นตู้เก็บแบบฟอร์ม หรือเอกสารอะไรบ้าง (กรณีตู้มากกว่า 4 ลิ้นชัก)
3.4 จัดวางอย่างมีระเบียบ
3.5 จัดทำลำดับเลขที่ตู้ ตามชนิดและประเภทของตู้ และฝ่ายที่รับผิดชอบ3.6 ติดป้ายลำดับเลขที่ตู้มุมซ้ายมือของตู้3.7 ติดป้ายชื่อผู้รับผิดชอบมุมขวามือ

4. เครื่องใช้สำนักงาน
4.1 เครื่องคอมพิวเตอร์จะไม่วางสิ่งของใด ๆ ไว้บนเครื่อง
4.2 ปิดเครื่องคอมพิวเตอร์,เครื่องสแกนเนอร์,เครื่องปรินทเตอร์ทุกครั้งหลังเลิกใช้งาน
4.3 เครื่องโทรศัพท์จะวางไว้อย่างมีระเบียบ มีเบอร์โทรศัพท์ติดไว้เพื่ออำนวยความสะดวก

5. ฉากกั้นห้อง
5.1 ทำความสะอาดทุกวันโดยไม่มีฝุ่นละอองและคราบสกปรก
5.2 ฉากกั้นห้องจะมีป้ายชื่อ ป้ายแสดงตำแหน่ง ติดไว้ที่กระจก

6. บอร์ดติดประกาศ
6.1 บอร์ดไม่รกรุงรัง ไม่ติดซ้อนทับกันหลายแผ่น
6.2 ประกาศที่นำมาติดเป็นเรื่องที่ทันสมัยและเหมาะสมกับช่วงเวลานั้น ๆ
6.3 ไม่มีฝุ่นละอองและหยากไย่ ไม่มีหมุดหากไม่ติดประกาศ หรือเศษกาวสองหน้า เทปใส เป็นต้น

7. บานหน้าต่าง / บานประตู
7.1 ประตูและหน้าต่างจะทำความสะอาดทุกวัน และกระจกต้องใสสะอาดอยู่เสมอ

8. ถังขยะ
8.1 ขยะเททิ้งทุกวัน
8.2 ไม่ทิ้งขยะเปียกหรือเศษอาหารลงในถังขยะ

9. ห้องสำนักงาน
9.1 ดูแลและรักษาความสะอาดของพื้นที่
9.2 กำหนดเวลาเปิด-ปิดเครื่องปรับอากาศและไฟฟ้าในเวลาที่เหมาะสม ตามมาตรการประหยัดไฟของรัฐบาล
9.3 ดูแลรักษาทางเดิน มุมรับแขกให้สะอาดอย่างสม่ำเสมอ
9.4 ไม่ติดประกาศหรือข้อความใด ๆ ที่ไม่เหมาะสมบนผนังห้อง

10. โต๊ะรับแขก
10.1 ทำความสะอาด เช็ดถูเบาะไม่มีฝุ่นละออง
10.2 โต๊ะรับแขก วางแจกันดอกไม้ กระถางต้นไม้หรือของประดับไม่เกิน 1 ชิ้น

มาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร

1. การจัดเก็บเอกสารที่ใช้อ้างอิงในการปฏิบัติงาน
1.1 คัดแยกเอกสารเข้าแฟ้มตามลักษณะงาน และความสำคัญของเอกสาร
1.2 จัดทำสารบรรณชื่อเรื่องในแฟ้มและพิมพ์ลำดับที่ตัวเรื่อง
1.3 จัดทำรหัสแฟ้มเอกสารซึ่งสามารถอำนวยความสะดวกตามลักษณะงานของตน
2. การจัดเก็บเอกสารเพื่อรอทำลาย
2.1 คัดแยกเอกสารกำหนดสีตามประเภทเอกสารและกำหนดรหัสของเอกสารตามลักษณะของหน่วยงานภารกิจ หน้าที่งานของหน่วยงานหรือองค์กรของตน
2.2 จัดเก็บเอกสารเข้ากล่องและจัดทำรายละเอียดในการจัดเก็บ
2.3 ออกรหัสประจำกล่องเอกสาร และพิมพ์สติ๊กเกอร์ตามสีเอกสารที่กำหนดติดมุมซ้ายมือของกล่อง และพิมพ์สติ๊กเกอร์ปีที่ทำลายเอกสารติดมุมขวาด้านล่างของกล่อง
2.4 จัดเก็บขึ้นชั้นวางเอกสารตามที่กำหนดจากรหัสกล่องเอกสารตามลำดับที่กล่อง

มาตรฐานห้องจัดเก็บเอกสาร
1. สะอาด
2. จัดเก็บเป็นระบบง่ายต่อการค้นหา

มาตรฐานเครื่องใช้สำนักงาน
1. จัดทำลำดับเลขที่เครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภท เช่น COM 1-คอมพิวเตอร์ตัวที่
1.2. ติดป้ายลำดับเลขที่มุมซ้ายมือของเครื่อง
3. ติดป้ายชื่อผู้รับผิดชอบ
4. จัดทำทะเบียนบำรุงรักษา และบันทึกการใช้งานมีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร

มาตรฐานการจัดเก็บวัสดุสำหรับการเบิกจ่าย
1. จำแนกประเภทของวัสดุ
2. กำหนดพื้นที่จัดวางวัสดุแต่ละประเภท
3. กำหนดรหัสของวัสดุแต่ละประเภท เช่น A 1.1 = ยางลบ
4. จัดทำสต๊อกการ์ด เพื่อควบคุมการเบิก – จ่ายวัสดุแต่ละประเภท
5. จัดทำระบบ First in /First out ในการเบิก – จ่ายวัสดุ คือ ของที่เบิกมาก่อนจ่ายก่อน

อ้างอิง

http://www.wbac.ac.th/web/market/mon/5S.htm
http://www.arit.cmru.ac.th/fs/me1.php
http://www.office.msu.ac.th/ss/main_st.php
http://www.moc.go.th/opscenter/cb/four.html

จัดทำโดย
นางสาวศรีสุดา พิพัฒน์ผล เลขที่24
ปวส. 1 การตลาด กลุ่ม 1