มาตรฐาน 5 ส สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหาสารคามมาตรฐานในสำนักงาน
1. โต๊ะทำงาน
1.1 บนโต๊ะทำงานให้มีเอกสารและอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องไม่เกิน 1/4 ของพื้นที่บนโต๊ะ โดยวาง สิ่งของสิ่งของเฉพาะจำเป็นและเก็บให้เป็นระเบียบ (ไม่รวมคอมพิวเตอร์)
1.2 ทำความสะอาดโต๊ะไม่ให้มีฝุ่นละอองและเศษขยะ
1.3 ใต้โต๊ะทำงานไม่วางสิ่งของใด ๆ (ไม่มีรองเท้าแตะ)
1.4 ลิ้นชักบนใส่เฉพาะอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน โดยจัดวางไว้ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
1.5 กรณีที่มีกระจกโต๊ะใต้กระจกโต๊ะไม่มีสิ่งของใดๆ
1.6 จัดทำป้ายบ่งชี้และติดที่ลิ้นชักขวา, ซ้ายของโต๊ะแล้วแต่กำหนด
1.7 มีป้ายบอกว่าอยู่ ไม่อยู่ ไปราชการ ลาป่วย ลากิจ ลาพักผ่อน
2. เก้าอี้ทำงาน
2.1 บนเก้าอี้และพนักพิงไม่ควรมีเบาะเกิน 1 ชิ้น (ถ้ามี)
2.2 เก็บเก้าอี้เข้าที่ทุกครั้งหลังเลิกงาน และไม่มีฝุ่นละ(รวมทั้งเก้าอี้ของผู้มาติดต่อ)
3. ตู้เก็บเอกสาร
3.1 มีป้ายบ่งชี้ในแต่ละชั้นว่าเก็บเอกสารประเภทใด
3.2 หลังตู้ไม่มีฝุ่นละออง
3.3 มีดัชนีบ่งบอกว่าเป็นตู้เก็บแบบฟอร์ม หรือเอกสารอะไรบ้าง (กรณีตู้มากกว่า 4 ลิ้นชัก)
3.4 จัดวางอย่างมีระเบียบ
3.5 จัดทำลำดับเลขที่ตู้ ตามชนิดและประเภทของตู้ และฝ่ายที่รับผิดชอบ3.6 ติดป้ายลำดับเลขที่ตู้มุมซ้ายมือของตู้3.7 ติดป้ายชื่อผู้รับผิดชอบมุมขวามือ
4. เครื่องใช้สำนักงาน
4.1 เครื่องคอมพิวเตอร์จะไม่วางสิ่งของใด ๆ ไว้บนเครื่อง
4.2 ปิดเครื่องคอมพิวเตอร์,เครื่องสแกนเนอร์,เครื่องปรินทเตอร์ทุกครั้งหลังเลิกใช้งาน
4.3 เครื่องโทรศัพท์จะวางไว้อย่างมีระเบียบ มีเบอร์โทรศัพท์ติดไว้เพื่ออำนวยความสะดวก
5. ฉากกั้นห้อง
5.1 ทำความสะอาดทุกวันโดยไม่มีฝุ่นละอองและคราบสกปรก
5.2 ฉากกั้นห้องจะมีป้ายชื่อ ป้ายแสดงตำแหน่ง ติดไว้ที่กระจก
6. บอร์ดติดประกาศ
6.1 บอร์ดไม่รกรุงรัง ไม่ติดซ้อนทับกันหลายแผ่น
6.2 ประกาศที่นำมาติดเป็นเรื่องที่ทันสมัยและเหมาะสมกับช่วงเวลานั้น ๆ
6.3 ไม่มีฝุ่นละอองและหยากไย่ ไม่มีหมุดหากไม่ติดประกาศ หรือเศษกาวสองหน้า เทปใส เป็นต้น
7. บานหน้าต่าง / บานประตู
7.1 ประตูและหน้าต่างจะทำความสะอาดทุกวัน และกระจกต้องใสสะอาดอยู่เสมอ
8. ถังขยะ
8.1 ขยะเททิ้งทุกวัน
8.2 ไม่ทิ้งขยะเปียกหรือเศษอาหารลงในถังขยะ
9. ห้องสำนักงาน
9.1 ดูแลและรักษาความสะอาดของพื้นที่
9.2 กำหนดเวลาเปิด-ปิดเครื่องปรับอากาศและไฟฟ้าในเวลาที่เหมาะสม ตามมาตรการประหยัดไฟของรัฐบาล
9.3 ดูแลรักษาทางเดิน มุมรับแขกให้สะอาดอย่างสม่ำเสมอ
9.4 ไม่ติดประกาศหรือข้อความใด ๆ ที่ไม่เหมาะสมบนผนังห้อง
10. โต๊ะรับแขก
10.1 ทำความสะอาด เช็ดถูเบาะไม่มีฝุ่นละออง
10.2 โต๊ะรับแขก วางแจกันดอกไม้ กระถางต้นไม้หรือของประดับไม่เกิน 1 ชิ้น
มาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร
1. การจัดเก็บเอกสารที่ใช้อ้างอิงในการปฏิบัติงาน
1.1 คัดแยกเอกสารเข้าแฟ้มตามลักษณะงาน และความสำคัญของเอกสาร
1.2 จัดทำสารบรรณชื่อเรื่องในแฟ้มและพิมพ์ลำดับที่ตัวเรื่อง
1.3 จัดทำรหัสแฟ้มเอกสารซึ่งสามารถอำนวยความสะดวกตามลักษณะงานของตน
2. การจัดเก็บเอกสารเพื่อรอทำลาย
2.1 คัดแยกเอกสารกำหนดสีตามประเภทเอกสารและกำหนดรหัสของเอกสารตามลักษณะของหน่วยงานภารกิจ หน้าที่งานของหน่วยงานหรือองค์กรของตน
2.2 จัดเก็บเอกสารเข้ากล่องและจัดทำรายละเอียดในการจัดเก็บ
2.3 ออกรหัสประจำกล่องเอกสาร และพิมพ์สติ๊กเกอร์ตามสีเอกสารที่กำหนดติดมุมซ้ายมือของกล่อง และพิมพ์สติ๊กเกอร์ปีที่ทำลายเอกสารติดมุมขวาด้านล่างของกล่อง
2.4 จัดเก็บขึ้นชั้นวางเอกสารตามที่กำหนดจากรหัสกล่องเอกสารตามลำดับที่กล่อง
มาตรฐานห้องจัดเก็บเอกสาร
1. สะอาด
2. จัดเก็บเป็นระบบง่ายต่อการค้นหา
มาตรฐานเครื่องใช้สำนักงาน
1. จัดทำลำดับเลขที่เครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภท เช่น COM 1-คอมพิวเตอร์ตัวที่
1.2. ติดป้ายลำดับเลขที่มุมซ้ายมือของเครื่อง
3. ติดป้ายชื่อผู้รับผิดชอบ
4. จัดทำทะเบียนบำรุงรักษา และบันทึกการใช้งานมีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร
มาตรฐานการจัดเก็บวัสดุสำหรับการเบิกจ่าย
1. จำแนกประเภทของวัสดุ
2. กำหนดพื้นที่จัดวางวัสดุแต่ละประเภท
3. กำหนดรหัสของวัสดุแต่ละประเภท เช่น A 1.1 = ยางลบ
4. จัดทำสต๊อกการ์ด เพื่อควบคุมการเบิก – จ่ายวัสดุแต่ละประเภท
5. จัดทำระบบ First in /First out ในการเบิก – จ่ายวัสดุ คือ ของที่เบิกมาก่อนจ่ายก่อน
1. โต๊ะทำงาน
1.1 บนโต๊ะทำงานให้มีเอกสารและอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องไม่เกิน 1/4 ของพื้นที่บนโต๊ะ โดยวาง สิ่งของสิ่งของเฉพาะจำเป็นและเก็บให้เป็นระเบียบ (ไม่รวมคอมพิวเตอร์)
1.2 ทำความสะอาดโต๊ะไม่ให้มีฝุ่นละอองและเศษขยะ
1.3 ใต้โต๊ะทำงานไม่วางสิ่งของใด ๆ (ไม่มีรองเท้าแตะ)
1.4 ลิ้นชักบนใส่เฉพาะอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน โดยจัดวางไว้ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
1.5 กรณีที่มีกระจกโต๊ะใต้กระจกโต๊ะไม่มีสิ่งของใดๆ
1.6 จัดทำป้ายบ่งชี้และติดที่ลิ้นชักขวา, ซ้ายของโต๊ะแล้วแต่กำหนด
1.7 มีป้ายบอกว่าอยู่ ไม่อยู่ ไปราชการ ลาป่วย ลากิจ ลาพักผ่อน
2. เก้าอี้ทำงาน
2.1 บนเก้าอี้และพนักพิงไม่ควรมีเบาะเกิน 1 ชิ้น (ถ้ามี)
2.2 เก็บเก้าอี้เข้าที่ทุกครั้งหลังเลิกงาน และไม่มีฝุ่นละ(รวมทั้งเก้าอี้ของผู้มาติดต่อ)
3. ตู้เก็บเอกสาร
3.1 มีป้ายบ่งชี้ในแต่ละชั้นว่าเก็บเอกสารประเภทใด
3.2 หลังตู้ไม่มีฝุ่นละออง
3.3 มีดัชนีบ่งบอกว่าเป็นตู้เก็บแบบฟอร์ม หรือเอกสารอะไรบ้าง (กรณีตู้มากกว่า 4 ลิ้นชัก)
3.4 จัดวางอย่างมีระเบียบ
3.5 จัดทำลำดับเลขที่ตู้ ตามชนิดและประเภทของตู้ และฝ่ายที่รับผิดชอบ3.6 ติดป้ายลำดับเลขที่ตู้มุมซ้ายมือของตู้3.7 ติดป้ายชื่อผู้รับผิดชอบมุมขวามือ
4. เครื่องใช้สำนักงาน
4.1 เครื่องคอมพิวเตอร์จะไม่วางสิ่งของใด ๆ ไว้บนเครื่อง
4.2 ปิดเครื่องคอมพิวเตอร์,เครื่องสแกนเนอร์,เครื่องปรินทเตอร์ทุกครั้งหลังเลิกใช้งาน
4.3 เครื่องโทรศัพท์จะวางไว้อย่างมีระเบียบ มีเบอร์โทรศัพท์ติดไว้เพื่ออำนวยความสะดวก
5. ฉากกั้นห้อง
5.1 ทำความสะอาดทุกวันโดยไม่มีฝุ่นละอองและคราบสกปรก
5.2 ฉากกั้นห้องจะมีป้ายชื่อ ป้ายแสดงตำแหน่ง ติดไว้ที่กระจก
6. บอร์ดติดประกาศ
6.1 บอร์ดไม่รกรุงรัง ไม่ติดซ้อนทับกันหลายแผ่น
6.2 ประกาศที่นำมาติดเป็นเรื่องที่ทันสมัยและเหมาะสมกับช่วงเวลานั้น ๆ
6.3 ไม่มีฝุ่นละอองและหยากไย่ ไม่มีหมุดหากไม่ติดประกาศ หรือเศษกาวสองหน้า เทปใส เป็นต้น
7. บานหน้าต่าง / บานประตู
7.1 ประตูและหน้าต่างจะทำความสะอาดทุกวัน และกระจกต้องใสสะอาดอยู่เสมอ
8. ถังขยะ
8.1 ขยะเททิ้งทุกวัน
8.2 ไม่ทิ้งขยะเปียกหรือเศษอาหารลงในถังขยะ
9. ห้องสำนักงาน
9.1 ดูแลและรักษาความสะอาดของพื้นที่
9.2 กำหนดเวลาเปิด-ปิดเครื่องปรับอากาศและไฟฟ้าในเวลาที่เหมาะสม ตามมาตรการประหยัดไฟของรัฐบาล
9.3 ดูแลรักษาทางเดิน มุมรับแขกให้สะอาดอย่างสม่ำเสมอ
9.4 ไม่ติดประกาศหรือข้อความใด ๆ ที่ไม่เหมาะสมบนผนังห้อง
10. โต๊ะรับแขก
10.1 ทำความสะอาด เช็ดถูเบาะไม่มีฝุ่นละออง
10.2 โต๊ะรับแขก วางแจกันดอกไม้ กระถางต้นไม้หรือของประดับไม่เกิน 1 ชิ้น
มาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร
1. การจัดเก็บเอกสารที่ใช้อ้างอิงในการปฏิบัติงาน
1.1 คัดแยกเอกสารเข้าแฟ้มตามลักษณะงาน และความสำคัญของเอกสาร
1.2 จัดทำสารบรรณชื่อเรื่องในแฟ้มและพิมพ์ลำดับที่ตัวเรื่อง
1.3 จัดทำรหัสแฟ้มเอกสารซึ่งสามารถอำนวยความสะดวกตามลักษณะงานของตน
2. การจัดเก็บเอกสารเพื่อรอทำลาย
2.1 คัดแยกเอกสารกำหนดสีตามประเภทเอกสารและกำหนดรหัสของเอกสารตามลักษณะของหน่วยงานภารกิจ หน้าที่งานของหน่วยงานหรือองค์กรของตน
2.2 จัดเก็บเอกสารเข้ากล่องและจัดทำรายละเอียดในการจัดเก็บ
2.3 ออกรหัสประจำกล่องเอกสาร และพิมพ์สติ๊กเกอร์ตามสีเอกสารที่กำหนดติดมุมซ้ายมือของกล่อง และพิมพ์สติ๊กเกอร์ปีที่ทำลายเอกสารติดมุมขวาด้านล่างของกล่อง
2.4 จัดเก็บขึ้นชั้นวางเอกสารตามที่กำหนดจากรหัสกล่องเอกสารตามลำดับที่กล่อง
มาตรฐานห้องจัดเก็บเอกสาร
1. สะอาด
2. จัดเก็บเป็นระบบง่ายต่อการค้นหา
มาตรฐานเครื่องใช้สำนักงาน
1. จัดทำลำดับเลขที่เครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภท เช่น COM 1-คอมพิวเตอร์ตัวที่
1.2. ติดป้ายลำดับเลขที่มุมซ้ายมือของเครื่อง
3. ติดป้ายชื่อผู้รับผิดชอบ
4. จัดทำทะเบียนบำรุงรักษา และบันทึกการใช้งานมีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร
มาตรฐานการจัดเก็บวัสดุสำหรับการเบิกจ่าย
1. จำแนกประเภทของวัสดุ
2. กำหนดพื้นที่จัดวางวัสดุแต่ละประเภท
3. กำหนดรหัสของวัสดุแต่ละประเภท เช่น A 1.1 = ยางลบ
4. จัดทำสต๊อกการ์ด เพื่อควบคุมการเบิก – จ่ายวัสดุแต่ละประเภท
5. จัดทำระบบ First in /First out ในการเบิก – จ่ายวัสดุ คือ ของที่เบิกมาก่อนจ่ายก่อน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น